Carta Comercial: Ejemplos, Tipos, Modelos: ¿Qué es y Cómo Hacer?

Carta Comercial

Las cartas comerciales son instrumentos escritos que se emplean para toda clase de transacciones comerciales, lo mismo para la oferta que para la demanda, solicitud de informes, pedidos, cobranzas, quejas y reclamos, informes y referencias, etc. En situaciones en las cuales ya se ha cerrado un asunto mediante una conversación, es necesaria la confirmación por medio de una carta, le da un valor mucho más firme y definido.

¿Qué es una Carta Comercial?

La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.

La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.

A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

Definición de Carta Comercial

Definición. La carta comercial es la comunicación escrita que surge del trato que establecen los comerciantes entre sí sobre asuntos referentes a sus funciones propias de los negocios.

También se puede definir como documento escrito que se utiliza con el propósito de iniciar, mantener, fomentar o cerrar cualquier tipo de transacción comercial. La carta comercial es la comunicación de mayor relieve de que se valen los comerciantes para lograr sus específicas funciones dentro de los negocios.

Concepto de Carta Comercial

La carta comercial es un documento privado, escrito y formal, que tiene uso en el tráfico comercial con el objetivo de mantener comunicación interempresarial con otros comercios para realizar por ejemplo campañas conjuntas de publicidad u otras estrategias de marketing; con los proveedores, para solicitarles productos o pedirles nuevos plazos de pago u otras facilidades, o elevar una queja por retardo de cumplimiento o algún defecto en la entrega; con la clientela, para ofrecerles beneficios, requerir cuotas adeudadas, recordarles vencimientos; con el público en general, para que conozcan la calidad de sus productos o su buena atención, o sus ofertas o sus servicios de post venta.

Como la carta es una imagen de la empresa debe ser cuidada su redacción, tener a disposición documentación respaldatoria si se trata de una queja, y adjuntarla para corroborar lo dicho, haciendo referencia de ello en el cuerpo del escrito (“tal como lo pruebo con la documentación adjunta”) y adecuar el tono al contenido. La carta será más protocolar cuando se trate de realizar un reclamo, y será más afectuosa si realizamos una oferta, aunque no debe abusarse de la confianza en el modo de redacción, ya que siempre debe ser respetuosa.

Es conveniente realizar un borrador y luego revisarlo. En general las empresas grandes cuentan con sectores de marketing para esta tarea. Se usa una letra de tamaño medio, con separación en párrafos, no demasiado extensa ni tampoco tan corta, destacando con negrita lo más relevante, usando un lenguaje refinado pero de fácil lectura y comprensión, cuidando la ortografía y la puntuación. Como todo escrito formal, debe comenzar con el encabezamiento, que debe contener los datos de la empresa, utilizándose en general papel con el membrete impreso de la empresa, conteniendo la fecha, el destinatario ya sea individualizado o general y la presentación; el cuerpo donde conste el objetivo; y el cierre, con una despedida formal y la firma del responsable de la empresa, con sello o aclaratoria.

Importancia de Carta Comercial

Actualmente la comunicación entre las empresas sobre todo en las grandes organizaciones se ha convertido en un intercambio de información entre ordenadores. Las nuevas tecnologías de información acentúan la tendencia hacia una comunicación impersonal, sin embargo, aún hay muchas personas que prefieren el toque personal en sus cartas y sienten agrado al recibir una carta por correo ordinario. De allí que ni el fax, ni el correo electrónico han logrado desaparecer el uso de la carta comercial como medio de comunicación en el mundo empresarial.

Booher (1997) indica varias razones por las cuales hay momentos en que es preferible escribir una carta, que realizar una llamada telefónica, defiende la eficacia de la carta como medio de comunicación, pues esta es más directa, llega sin antesalas ni presentación. Muchas veces una llamada telefónica implica hacer varias para localizar a la persona, lo cual puede llevar varios días entre una llamada y otra para finalmente dejar constancia por escrito o confirmación en la mayoría de los casos.

El lenguaje escrito es más objetivo y formal que el lenguaje hablado, Estas características crean un mayor impacto en el lector y permiten considerar la carta como el medio más adecuado para pedir, elevar una queja, persuadir a un cliente, rechazar una petición. La objetividad y formalidad de una carta favorecen una reacción más efectiva y positiva por parte del destinatario del mensaje.

Es fundamental recalcar lo siguiente: Para que una carta comercial cumpla con su objetivo debe reunir toda la gama de elementos establecidos universalmente que determinan su composición. Esto es fundamental, ya que el destinatario de una carta comercial resulta influido por un mensaje cuando, aparte de su contenido efectivo, tiene también una buena apariencia física.

Una carta comercial se puede enviar a través de los servicios postales, por fax, por correo electrónico. Cada uno de estos medios tiene su uso apropiado dentro del trabajo diario de la organización. Se recomienda utilizar los servicios postales cuando se trata de un problema complejo sobre el que hay que detallar y explicar abundantemente. El fax es conveniente si se requiere una respuesta rápida, inmediata. El correo electrónico proporciona un ahorro para la empresa y asegura la rapidez necesaria en caso de comunicaciones a larga distancia.

Tipos de Cartas Comerciales

Se entiende por cartas aquellos medios que son utilizados para transmitir algo por vía escrita. Es redactada por un emisor hacia un receptor. Existen diversas clasificaciones de cartas pudiendo ser estas formales o no. Un ejemplo son las cartas comerciales. Este tipo de cartas es utilizada en relaciones comerciales sea entre empresas o empresas con sus empleados e incluso son clientes.

Existen diversos tipos de cartas comerciales, a su vez estas pueden recibir diversas clasificaciones:

Una clasificación puede ser según su estilo:

  1. Profesional: la sangría es utilizada en el saludo y al inicio de todos los párrafos.

  2. Moderno: No es utilizada ninguna sangría y la carta empieza inmediatamente en el costado izquierdo.

  3. Evolucionado: es posible omitir tanto el saludo como la despedida más allá de qué tipo de estilo sea elegido para el resto de la carta.

  4. Moderno cambiado: es muy similar al estilo moderno sólo que la parte final de la carta, es decir la despedida y la firma son escritas sobre el costado derecho.

Existen otras formas de clasificar las cartas comerciales:

  1. Informes: pueden ser de tipo personal, es decir que requiere a cierta empresa referencias sobre determinada persona ya que ha trabajado en la misma. También puede ser de tipo comercial, dichas cartas son destinadas al personal que realiza las mismas actividades, informando acerca de otros sujetos, sean estos proveedores, clientes, entre otros.

  2. Pedido: pueden ser distinguidos cuatro modelos: carta de cobro, de pedido de firma, de aceptación o cara de solicitud de información.

  3. Reclamo: los reclamos pueden ser por pedido (se exponen ciertas dificultades en la producción recibida, es enviada al proveedor de parte del cliente) o reclamos de falta de pago (es escrita al cliente porque no ha cumplido con las formas de pago estipuladas)

  4. Comunicados internos: pueden ser diferenciados tres modelos:

  • Circular: son comunicaciones que emiten cuestiones que pueden interesar a todo el personal de una empresa.

  • Saludo: se utiliza para realizar invitaciones particulares, como manera de reconocimiento, entre otros

  • Comunicaciones internas: estas son siempre acompañadas por un certificado.

Una tercera clasificación de cartas comerciales podría ser la siguiente:

  1. Carta de venta: estas cartas son redactadas en cualquier fase de la compra y venta de productos. Algunos ejemplos son los pedidos, reclamos, cobros.

  2. Carta de RR.PP: son enviadas con la finalidad de estimular las relaciones del ámbito comercial. Algunos ejemplos son cartas de felicitaciones o invitaciones.

  3. Varias: se puede encontrar una gran variedad de cartas en esta clasificación. Por ejemplo de seguimiento, publicidades, recomendación de personal.

¿Cómo Hacer una Carta Comercial?

Como redactar una buena carta comercial para presentar una empresa :

Presentar a una empresa ante otras empresas o clientes es una actitud muy positiva, pues permite establecer vínculos comerciales y obtener reconocimiento.

La presentación de una empresa puede realizarse en cualquier momento y no solo cuando la empresa va a ser inaugurada como muchas personas creen. Para presentar una empresa ante un futuro o asiduo cliente y otras empresas, es necesario elaborar una carta comercial.

La carta comercial es el recurso más utilizado por las empresas, pues permite obtener mejores resultados en tiempos cortos. Ahora bien para que la carta comercial sea efectiva es necesario que su contenido provoque interés en el receptor. Por ello, cuando se trata de presentar una empresa, se debe recordar que, según lo que diga y trasmita la carta, el receptor construirá una imagen sobre la empresa.

Para redactar una carta comercial para presentación de una empresa debemos respetar la estructura de toda carta comercial que es la siguiente: encabezado (membrete, ciudad, fecha, destinatario y saludo), cuerpo (contenido de la carta) y la despedida (que debe incluir la firma del remitente).

El contenido de la carta de presentación de una empresa debe ser redactado teniendo sumo cuidado con la ortografía y gramática. La carta debe ser breve y en un lenguaje formal, pero claro. Como toda carta comercial, la carta de presentación de una empresa no debe ser redactada a mano ni a máquina, debe ser impresa en una computadora.

Por último, si desea que su carta no sea ignorada debe comenzar con un saludo que muestre cordialidad y amabilidad. Además, en las primeras líneas de su carta debe indicar brevemente el motivo o asunto, en este caso el asunto es la presentación de la empresa. En las siguientes líneas debe referirse más detalladamente sobre la empresa que está presentando. Finalmente, debe despedirse cordialmente, agradeciendo al destinatario por haber brindado atención a su carta.

Ejemplo de Carta Comercial

Para una mayor explicación, le dejamos dos ejemplos de carta comercial para presentación de empresa:

Modelo de carta comercial para presentar una empresa 1 :

CONTINENTAL (MEMBRETE DE LA EMPRESA)
Av. Javier Prado 2345 – Lima Telf. 3092370
Ciudad, 11 de julio de 2010

INKOR S.A
Av. Benavides Roca 123
Lima

Muy Sres. Míos

El motivo de esta carta es para saludarlo cordialmente y, a la vez, presentarle a nuestra empresa distribuidora de todo tipo de artículos de oficina, de gran variedad y de las mejores marcas.

Asimismo, queremos aprovechar para manifestarle que estamos a su disposición para servirle. Por tal motivo, estaremos atentos para resolver sus dudas y necesidades.

Sin otro particular, nos despedimos de usted, agradeciendo su disposición para atender esta carta. Quedamos a espera de su pronta comunicación.

Atentamente,

Continental
Departamento de Ventas

Modelo de carta comercial para presentar una empresa 2 :

CEMENTOS INCA (MEMBRETE)
Calle Los Pinos 234 Camacho Teléfono: 7896543

Ciudad, 22 de setiembre de 2010
Augusto Morales Torres
Gerente
INCOR S.A.
Av. Benavides Roca 123
Lima

Estimado Sr. Gerente:

Por medio de esta carta, lo saludo cordialmente y me presento ante usted para exponerle los servicios de nuestra empresa Cementos Inca S.A.

Cementos Inca S.A es una empresa especializada en la producción y comercialización del cemento de mejor calidad del país y con mayor preferencia por parte de los maestros obreros a nivel nacional.

Es una empresa con muchos años de experiencia en el sector, pero siempre capacitándonos y modernizándonos, razón por la cual hoy le ofrecemos una nueva y mejorada presentación que nos gustaría mostrarle.

En caso de que esté interesado en nuestros productos no dude en visitarnos y conocer personalmente nuestra empresa.

Sin otro particular, me despido de Usted no sin antes agradecerle por la atención brindada a esta carta.

Atentamente,

Jorge Starke Rodríguez
Gerente de Cementos Inca S. A.

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